Dagboek van een stakeholdertraject - deel 1

"Hoe kunnen we ons sociaal engagement structureel verweven in onze missie en visie?" Die vraag zette Switch, de grootste Apple-verdeler van België, dit jaar aan tot de eerste stappen naar maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Na een participatief traject met zijn stakeholders, rolt het retailbedrijf in 2016 zes mvo-projecten uit rond gezondheid, talentontwikkeling, energieverbruik, mobiliteit, samenwerking met andere organisaties en klantentevredenheid.

MVO Vlaanderen belicht gedurende de volgende maanden de leermomenten van dit stakeholdertraject. Een dagboek van een stakeholdertraject zo u wil.

Deel 1: mvo introduceren bij medewerkers

Sinds de start in 1992 groeide Switch uit tot een gekende verdeler van Apple-producten. De retailer telt tien winkels en vier servicecentra in Vlaanderen. Hoewel het management doorheen de jaren steeds haar sociaal engagement toonde, viel de beslissing om mvo officieel in te bedden pas dit jaar.

“Rik Vrancken, onze CEO, heeft zich altijd sociaal geëngageerd”, vertelt HR-directeur Carl Praet. “Dat werkte aanstekelijk op heel de directie. Alleen waren de initiatieven, zoals sponsoring van maatschappelijke projecten, heel ad hoc. Enerzijds omdat we onze stakeholders niet wilden afschrikken, anderzijds omdat we niet wisten hoe we het structureel moesten aanpakken. Er waren geen middelen en tijd om er iemand fulltime op te zetten.”

Inschakeling externe expertise

In het voorjaar van 2015 besloot het management dat de tijd rijp was om haar maatschappelijke rol te integreren in de missie en visie van het bedrijf.

“Het was daarbij meteen duidelijk dat we nood hadden aan externe expertise. Waarom extern? Als ex-consultant weet ik dat de focus van een externe adviseur scherper is. Hij of zij kan zich bovendien houden aan een strakke planning. We staken ons licht op bij werkgeversorganisaties en gingen naar HR-seminaries. Uiteindelijk was het via research dat we uitkwamen op de website van MVO Vlaanderen en de lijst adviseurs. Daar maakten we een keuze uit.”

Duidelijke invalshoek mvo-traject

Switch nodigde Sensato uit voor een kennismakingsgesprek. “We wisten niet hoe we aan mvo moesten beginnen, maar we wisten wél dat de initiatieven van onze medewerkers moesten komen. Dat zit in het DNA van onze organisatie. Wij geloven heel sterk in zelfsturing. Als management komt het erop aan om de controle los te laten. De schrik om een job te verliezen doorbreken we zo. Natuurlijk moet je dan wel doen wat je zegt. We hebben hierin een voorbeeldfunctie.”

“We vroegen aan de adviseur om ons een trajectvoorstel te doen. In samenwerking met coachingsorganisatie Werk met Zin werkte hij een plan van aanpak uit dat ons beviel. Qua opzet en timing paste het bij wat wij voor ogen hadden.”

Stakeholdersparticipatie

Het voorgestelde mvo-traject bestond uit het betrekken van alle Switch-stakeholders bij het opmaken én realiseren van een mvo-actieplan. Niet enkel de medewerkers dus, maar ook leveranciers en (B2B-)klanten. Hiervoor hanteerden de adviseurs de appreciative inquiry methodiek (AI).

AI focust op wat werkt, in plaats van de probleemoplossende aanpak die focust op wat fout loopt. Van daaruit naar de toekomst kijken, zorgt voor enthousiasme en engagement, maar ook voor betrokkenheid in het groter geheel en fierheid op het bedrijf.

Verschillende stappen

Het traject verliep in vier fases: discover, dream, design en destiny:

Discover

  • informeren over mvo: via het bestaande intranet (de ‘Switchloop’) en infosessies op drie locaties
  • online (anonieme) bevraging: over de individuele kennis over mvo en engagement op het werk en privé, over de sterktes en uitdagingen van het bedrijf.

Dream

Tijdens een summit met alle stakeholders dromen over het ideale bedrijf, verbeelden wat zou kunnen zijn.

Design

Tijdens dezelfde summit de rolverdeling bespreken, themagroepen bepalen en concretiseren in mvo-projecten tot en met het beschrijven van de eerste stap.

Destiny

Het uitvoeren van de projecten in het dagelijkse leven op de werkvloer.

 

Op een jaarlijks evenement bespreekt het management met haar stakeholders de resultaten en de vervolgplanning (destiny en discover).

In deel 2 belichten we de Switch-leermomenten tijdens de eerste stap ‘discover’ .