Column: De rol van een jaarverslag (voor iederéén)

“U kunt toch niet beweren dat dit bedrijf duurzaam is?”, zegt iemand aan de vergadertafel, “Dus kan dat bedrijf toch niet rapporteren over duurzaamheid?” Ik zit met twee anderen in een leuk ecologisch kantoorgebouw in Brussel. We hebben het over het Global Reporting Initiative (GRI). GRI is een standaard, een soort sjabloon, waarmee een organisatie of bedrijf een jaarverslag kan maken voor de drie ‘dimensies’ van Duurzame Ontwikkeling. Zo kan het dus verslaggeven over haar MVO-inspanningen.

“Een bedrijf kan op vele MVO-thema’s inzetten, maar dat betekent nog niet dat de kernactiviteiten het label ‘duurzaam’ moeten hebben. In tegendeel, de MVO-acties die zich in de marge van een organisatie afspelen, creëren een draagvlak voor meer ingrijpende maatregelen zoals een reorganisatie van een deel van de bedrijfsprocessen, of de ontwikkeling van een ‘duurzame’ versie van product- of dienstverlening”, leg ik uit.

Ik heb de neiging om meteen aan een monoloog te beginnen, maar ik weet nog net op tijd terug te keren naar het onderwerp van de vergadering. De organisatie wil een GRI-rapportering opstarten. De vraag is wat de meerwaarde is van een jaarverslag dat u telkens weer moet opbouwen volgens een sjabloon dat aangeeft waarover u moet rapporteren en hoe u dat moet meten.

Benchmarken door sjabloon
Het eerste voordeel van GRI is meteen duidelijk: het is handig om met een sjabloon te werken, dan weet u meteen wat er zoal in moet staan en hoe u dat het beste doet. Een tweede voordeel is dat uw jaarverslag een bepaalde vorm krijgt die herkenbaar is, wat de leesbaarheid vergroot. Ten derde is het mogelijk om te benchmarken  – als het jaarverslag enkele jaren na elkaar volgens die standaard wordt gemaakt.

Het sjabloon zegt “niets” over de inhoud en dus niets over de mate van duurzaamheid van een organisatie. GRI zegt immers iets over hoe een organisatie verslag uitbrengt, niet over de inhoud. Maar omdat het ‘hoe’ ook wel het ‘wat’ bepaalt, heeft GRI richtlijnen waarover een organisatie het moet hebben, wil het over ‘duurzaamheid’ kunnen spreken of schrijven.

Laagdrempelige aanleiding
Een bedrijf of organisatie moet dus niet ‘duurzaam zijn’ om een ‘duurzaamheidsverslag’ te produceren. Het volstaat om MVO in te schrijven in het beleid. Een duurzaamheidsverslag laat toe dat een organisatie, een bedrijf of een ondernemer jaar na jaar bericht over de weg die werd afgelegd.  Daarom is het maken van een duurzaamheidsverslag een goede, en vaak laagdrempelige, aanleiding om met MVO aan de slag te gaan.

Mogen alleen de zogenaamde duurzame bedrijven aan duurzaamheidsverslaggeving doen? Neen! Het zijn net organisaties die ‘intuïtief’ met MVO bezig zijn, die er belang bij hebben om alle acties op te lijsten en aan de hand van de metingen nieuwe acties af te spreken. 

Toen ik op een avond mocht spreken voor een aantal lokale ondernemers over MVO in hun bedrijf, vertelden ze zuchtend dat ze ‘al zoveel deden’ voor het milieu en hun personeel. Maar omdat dit niet gestructureerd was en er niet over gerapporteerd werd, was dat niet echt zichtbaar. Ook niet voor de direct betrokkenen. Zo bleven de inspanningen onzichtbaar en de ‘begunstigden’ ondankbaar… En dus zuchtten de ondernemers.

Stakeholders bereiken
Dat is opnieuw een argument voor ‘reguliere’ bedrijven om aan de slag te gaan met hun jaarverslag. Nu is dat vaak saaie lectuur, onderbroken door vele data. Maar zoals een volkswijsheid zegt: data is nog geen informatie, informatie is nog geen kennis en kennis is niet noodzakelijk een vorm van wijsheid. GRI biedt dus een manier om MVO systematisch te meten, erover te rapporteren en acties te ontwikkelen.

Of het nu om een personeelsfeest gaat – wat de teamgeest en de verbondenheid tussen werkgever en werknemer moet bevorderen- of om een stevige besparing in energieverbruik door de reorganisatie van het logistiek proces van een productielijn; het belangrijkste is dat u erover rapporteert op een manier die uw stakeholders echt bereikt. En niet in het minst uw interne stakeholders. Want er zijn mensen die invloed ondervinden van uw onderneming. En er zijn mensen die invloed uitoefenen op uw onderneming. En die willen wel eens weten wat er nu van aan is, van al dat MVO-gedoe…

Leerlingenrapport
Het is niet nodig de beste van de klas te zijn. Iedere leerling heeft recht op een duidelijk en leesbaar rapport dat wezenlijk vertelt hoe het met de leerling is gesteld en of maatregelen nodig zijn om hem te ondersteunen. Want we willen allemaal dat het met onze kinderen, onze ondernemingen, goed gaat. We willen niet alleen de financiële resultaten kennen. Er spelen immers vele andere factoren mee, die ook de toekomst van ons ‘kind’ bepalen.

Zullen we eerst communiceren en dan doen? Of zullen we eerst doen en dan communiceren? Een duurzaamheidsverslag is in ieder geval een aanleiding om actie te ondernemen. De bestaande inspanningen zijn zeker een aanleiding om erover te berichten. Misschien hebben we teveel schroom om te communiceren, want als een Vlaming niet meteen het beste rapport kan voorleggen, zwijgt hij of zij liever. Perfectie bestaat echter niet en imperfectie is zoveel boeiender.

Dus iedereen kan aan de slag met een jaarverslag. Iedereen kan MVO-acties organiseren. Niet alleen bedrijven en organisaties uit de ‘duurzaamheidssector’ mogen of moeten een GRI-verslag maken. Alle bedrijven, uit alle sectoren, kunnen vertellen wat ze doen, niet doen en zullen doen. Betere verslaggeving die bruikbaar is, levert meer transparantie op. En meer transparantie is wat burgers, consumenten en al die andere stakeholders vragen. Zo kunnen we beter kiezen met wie we in zee gaan en met wie niet. Ook dat is een voordeel van een GRI jaarverslag. Het blijkt geen saai ding, maar een interactief communicatie-instrument dat een plek verdient in de communicatiestrategie van elke organisatie.

Lucie Evers

Lucie Evers is bedreven in de duurzame levensstijl, stichtte LUDI educatieve winkel met als missie ‘duurzame marketing van duurzame ontwikkeling’ en is Afgevaardigd Bestuurder van cvba vso De Natuurfrituur. Ze blogt als Eco Bitch op http://eco-bitch.blogspot.com.