Bedrijven kunnen voor hun interne en externe communicatie verschillende middelen aanwenden. Een overzicht:
Interne communicatie
• Personeelsblad, interne nieuwsbrief, memo of e-mail
Intern zijn het personeelsblad en de nieuwsbrief belangrijke media om verslag te doen van MVO-activiteiten. Ze lenen zich uitstekend voor het geven van achtergrondinformatie en motivatie van het personeel en hun achterban. De onderneming kan zijn werknemers eveneens regelmatig een memo of e-mail sturen om het personeel op de hoogte te houden van MVO-initiatieven.
• Personeelsgids
De achtergronden en gedragsregels van MVO kunnen worden opgenomen in de personeelsgids die nieuwe medewerkers krijgen uitgereikt. Deze gids is overigens ook voor het bestaande personeel een leidraad. De gids kan op papier worden uitgereikt of beschikbaar worden gesteld via het intranet.
• Intranet
Het intranet is geschikt voor het publiceren van gedragsregels en verslagen van activiteiten in het kader van MVO. Er kan worden voorzien dat medewerkers feedback of ideeën kunnen geven.
• Personeelsbijeenkomst
Tijdens een personeelsvergadering kan de directie bijvoorbeeld persoonlijk uitleggen waarom men bepaalde MVO-activiteiten onderneemt en wat de gevolgen zijn. Dit kan worden ondersteund door schriftelijk materiaal, bijvoorbeeld een speciale uitgave van het personeelsblad of folder.
• Interne video's of brochures
Info over MVO-activiteiten kan ook worden verwerkt in een speciaal hiervoor ontworpen interne video of brochure.
• Ideeënbus
Via een ideeënbus kunnen werknemers nieuwe ideeën aanreiken of tips om bestaande initatieven te verbeteren.
• Posters en banners
Waar werknemers bijeenkomen vormen zij sterke visuele herinneringen aan de waarden van een onderneming.
Externe communicatie
• Duurzaamheidsverslag
Steeds meer ondernemingen geven niet enkel verslag over het financiële of economische aspect van hun beleid en activiteiten, maar ook over de sociale en ecologische aspecten ervan. Sommige ondernemingen wijden hieraan een apart hoofdstuk in hun algemeen jaarverslag. Steeds meer ondernemingen stellen echter aparte verslagen op die specifiek gewijd zijn aan (aspecten van) MVO.
• Publieksruimte
Organisaties die over een inkomhal, receptie of wachtkamer beschikken kunnen fotocollages of affiches over hun MVO-activiteiten ophangen, of brochures ter beschikking stellen.
• Bedrijfspresentatie
Men kan ook een bedrijfspresentatie maken over de MVO-activiteiten in de vorm van een video of cd-rom om het personeel te informeren en motiveren, maar ook om externe presentaties te geven.
Perscontacten
Organisaties kunnen over hun MVO-activiteiten persberichten schrijven, persconferenties houden of zich laten interviewen door journalisten.
• Arbeidsmarktcommunicatie
Oganisaties kunnen hun sociaal engagement ook opnemen in hun personeelsadvertenties.
• website
De website vormt een zeer belangrijke bron van info voor de verschillende stakeholders. Het leent zich dan ook uitstekend om uitgebreide info te geven over verschillende MVO-activiteiten.
• Product- of verkoopfolders en klantenmailings
Bedrijven die hun MVO-activiteiten willen communiceren naar hun klanten kunnen product- of verkoopfolders en klantenmailings aanwenden.
• Productverpakking
Ook de verpakking van het product kan worden aangewend voor communicatie over MVO..
• Winkelcommunicatie
Bepaalde MVO-activiteiten kunnen worden gecommuniceerd op de plaats van verkoop, bijvoorbeeld via displays, shelftalkers, folders en affiches.
• Reclamecampagne
Ten slotte kunnen ondernemingen hun MVO-activiteiten ook aankaarten in een reclamecampagne. In het verlengde daarvan kunnen ze er zelf voor kiezen om de consumenten te sensibiliseren voor de goede zaak van hun product, b.v. gezonde voeding of milieubewustzijn.
Voordelen van interne MVO-communicatie:
Interne communicatie over MVO is belangrijk om interesse bij het personeel op te wekken, om iedereen op de idee en het belang van MVO af te stemmen en om het personeel te motiveren. Werknemers zijn belangrijke waterdragers voor het MVO-beleid van het bedrijf.
Voordelen van interne MVO-communicatie:
Gezien de communicatie ervan zo sterk verbonden is met het MVO-beleid op zich, zijn de voordelen van een goede MVO-communicatie ook zeer overlappend met die van het MVO-beleid op zich: een betere reputatie bij de verschillende stakeholders van de onderneming, een sterkere concurrentiële positie, een grotere tevredenheid, motivatie en loyaliteit bij de werknemers, een grotere aantrekkingskracht op potentiële werknemers, een grotere aantrekkingskracht op investeerders, versterkte loyaliteit bij klanten, een betere financiële bedrijfsprestatie en positieve publiciteit en media-aandacht.
Bronnen:
- Waardenburg Marten (2001) Communicatie en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Be good and tell it (p. 61-75)
- Geerardyn Aagje (2006) Het goede doel als thema in de externe communicatie. Bedrijfscommunicatie met een sociaal gezicht?
(KULeuven, doctoraatsproefschrift)
- Gids voor doeltreffende communicatie (Europese Commissie) (p. 10-16)
