Vialis managet stakeholders met MVO Prestatieladder
Als eerste Belgische onderneming behaalde mobiliteitsbedrijf Vialis Belgium uit Temse op 29 maart een MVO Prestatieladder-certificaat. Hiermee vervoegt het de 11 Nederlandse bedrijven die reeds gecertificeerd zijn. De MVO Prestatieladder is de eerste certificeerbare norm voor MVO die de drie P’s van people, planet en profit volledig dekt. “We waren ons er aanvankelijk niet van bewust dat onze certificatie een primeur is. We waren op zoek naar een systeem dat de behoeften van onze talrijke stakeholders samenbrengt”, vertelt Business Unite Manager Pieter Schoevaerts van Vialis Belgium.
Een bedrijf dat mobiliteitsoplossingen, parkeergeleidingssystemen, verkeersregelsystemen, LED-displays, parkeerautomaten en verdwijnpalen ontwikkelt, produceert en verkoopt, heeft heel wat belanghebbenden. Denk maar aan wegenwerkers en automobilisten. “Vialis telt ongeveer 20 werknemers, maar soms zijn er meer dan 50 externen bij onze projecten betrokken. Daarnaast hebben we vele internationale stakeholders, tot in China toe.”
Chinese stakeholders
Zes maanden, zoveel tijd nam de certificatieprocedure in beslag. Lang heeft het dus niet geduurd. Pieter Schoevaerts gaat daarmee akkoord: “Vialis Belgium is al lang bezig met MVO-maatregelen op het vlak van energie, veiligheid en stakeholdercommunicatie. Met de stakeholders in China evalueren we bijvoorbeeld elke maand. Om tijd, geld en het milieu te sparen, gebeuren die evaluaties zowel in binnen- als buitenland meestal via Skype of telefonisch. We deden met andere woorden al wat nodig was om een certificaat te behalen. Het moest alleen nog geformaliseerd worden.”
Vialis heeft heel wat heeft bijgeleerd over het formaliseren van MVO, geeft Schoevaerts aan. Het werd tijdens het certificatieproces begeleid door GCM-A uit Lier, het adviesbureau dat met het idee kwam om het certificaat aan te vragen. “De beste tip die ik kan geven is dat u zich moet laten bijstaan door een bureau dat kennis van zaken heeft”, zegt hij. “GCM-A heeft ons doorheen het hele proces begeleid. De adviseurs vertelden ons hoe de documenten voor certificatie opgemaakt moeten worden en keken ze na.”
Cultuurverschil
Certificatie-instelling van dienst is KIWA Belgium. Het waren echter auditors van KIWA Nederland die bij Vialis langskwamen. “We hebben we de afgelopen maanden ontdekt dat Nederlanders anders met MVO omgaan dan Belgen. Tijdens de nulmeting van de Nederlandse auditors bleek dat de Nederlandse milieuwetgeving anders is dan de Belgische. We moesten uitzoeken wat de verschillen tussen de Belgische en de Nederlandse wetgeving zijn. Dat vergde extra tijd. KIWA werkt er wel aan, want Belgische auditors zijn in opleiding.”
“We hebben gemerkt dat de norm voor de MVO Prestatieladder is geschreven voor het Nederlandse bedrijfsleven. Zo vragen ze om alle acties rond MVO met alle stakeholders te communiceren. In Nederland is dit geen probleem gezien de bedrijfscultuur veel communicatiever is dan de Belgische. Bijvoorbeeld beslissingen die het bedrijf schade kunnen laten oplopen zullen in de Belgische bedrijfscultuur een bedrijfsgeheim blijven. Tijdens de certificatieprocedure kwamen we zo een aantal eisen tegen die in België moeilijk liggen. Daarom opper ik voor een vertaling van de Nederlandse MVO Prestatieladder naar het Belgische bedrijfsleven.”
Verbeterproces
“Het is belangrijk om de norm heel goed te lezen”, is de tweede tip van Pieter Schoevaerts, “Het systeem achter de MVO Prestatieladder wordt goed uitgelegd in de norm. Als u het leest, zult u ook merken dat een bedrijf niet perfect moet zijn om een certificaat van de MVO Prestatieladder te ontvangen. De MVO Prestatieladder is een continu verbeterproces. Een gecertificeerd bedrijf laat zien dat het geëngageerd is en dat het bereid is om met de jaren steeds meer MVO te worden.”
Vialis behaalde een certificaat van het derde niveau, een algemeen haalbaar niveau dat aangeeft dat het bedrijf over een volwaardig geïmplementeerd MVO-systeem beschikt. Ambities om het vierde niveau rond ketenverantwoordelijkheid of vijfde niveau rond transparantie te halen, zijn er momenteel nog niet: “Het vierde en vijfde niveau zijn weinig van toepassing op onze organisatie. Momenteel focussen we ons op het behouden van het derde niveau, maar wat niet is kan nog komen.”
Een certificaat van het derde niveau is drie jaar geldig, in het geval van Vialis tot 29 maart 2014. Wie denkt dat het bedrijf nog wel een tijdje safe zit, is echter grondig mis. “We moeten er systematisch mee bezig zijn. Elk jaar is er een onaangekondigde audit.”
Het ziet er momenteel niet naar uit dat Vialis Belgium als enige Belgische bedrijf gezelschap zal krijgen in het lijstje van gecertificeerde ondernemingen. “Tot nu toe ben ik er helaas nog niet in geslaagd om mijn netwerk te overtuigen om ook voor zo’n certificaat te gaan”, zegt Schoevaerts. “Degenen die het overwegen, wil ik graag informeren”, voegt hij daar nog aan toe.
Meer informatie vindt u op de website van Vialis Belgium. Bekijk ook eens de website van de MVO Prestatieladder en ons artikel met algemene informatie.
Suzanne Gielis
