BVBA Annemie Van de Craen organiseert duurzame evenementen
A. Van de Craen bvba is een communicatiebureau dat zich sedert 1992 specialiseert in het uittekenen en coördineren van bedrijfsevenementen. De laatste jaren professionaliseert dit eventbureau zich stapsgewijs en steeds verdergaand in het organiseren van duurzame evenementen. Duurzaamheid betekent dan dat evenementen worden georganiseerd die het milieu minimaal belasten, die maatschappelijk engagement betonen en die er tegelijk in slagen om het welbevinden van klant en gasten te optimaliseren. Zo’n duurzame invalshoek is eerder nieuw en erg complex en vraagt om een echte herbronning. Daarom koos A. Van de Craen bvba ervoor om zich te laten begeleiden door een extern MVO-adviesbureau.
Evenementen gaan op zoek naar een nieuw en duurzaam evenwicht
Traditioneel zijn events een grote slokop van energie en tijdelijke middelen. Ze duren enkele uren en brengen heel wat middelen en mensen samen op één welbepaalde locatie. Genodigden, artiesten en medewerkers verplaatsen zich. Meubilair en catering worden aangevoerd. Het hele gebeuren creëert aanzienlijke hoeveelheden CO2 en afval, en is daarom milieubelastend. Vanuit deze problematiek zocht zaakvoerster Annemie Van de Craen voor haar evenementen naar een nieuw evenwicht tussen kwaliteit en duurzaamheid.
Kwaliteit en duurzaamheid even belangrijk
Moeten de klantenrelaties van A. Van de Craen bvba in ruil voor duurzaamheid aan kwaliteit inleveren? Annemie zelf stelt dat het eerder gaat over keuzes maken en consequent beslissingen nemen tot het juiste evenwicht is gevonden. “In essentie ga ik altijd op zoek naar kwaliteit. Trouwens, als je bijvoorbeeld op zoek gaat naar de beste catering, kom je vaak automatisch bij duurzame producten terecht. Het zoeken naar het juiste evenwicht tussen kwaliteit en duurzaamheid beschouw ik voortaan als onontbeerlijk voor het organiseren van een echt hedendaags evenement. Als je inspiratie creatief blijft, als je de doelstellingen van je klant en ook de safety guidelines blijft behartigen en als je een excellente organisatie neerzet, als je kortom consequent de lijn doortrekt, dan moet een duurzaam event niets aan kwaliteit inboeten, integendeel."
Ontelbare pistes leiden naar een maatschappelijk verantwoord event
Bedrijven die duurzame evenementen willen organiseren beschikken over heel wat middelen om de ecologische impact van deze events te verlagen en het maatschappelijk engagement te verhogen. Het aanbieden van plaatselijk geteelde seizoensvoeding of fairtradeproducten, het gebruikmaken van cradle to cradle vloerbekleding, de samenwerking met en het verzekeren van de toegankelijkheid voor mindervaliden zijn slechts enkele van de vele elementen die kunnen bijdragen tot een duurzaam en gewaardeerd evenement. Ook wordt bij voorkeur geopteerd voor een locatie die makkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer of waar een ruime fietsenstalling aanwezig is. Deelnemers worden op die manier aangemoedigd om het openbaar vervoer of de fiets te gebruiken. Kan je echt niet om het vliegtuig heen, dan bestaat de mogelijkheid om het teveel aan CO2-uitstoot te compenseren door te opteren voor een CO2 compensatieprogramma. De meeste van deze ingrepen maken een evenement duurzamer zonder dat wordt ingeboet aan service en kwaliteit. Integendeel, ervaring leert dat duurzame events kunnen bogen op een positieve perceptie. Wat zeker sedert de economische crisis voor vele bedrijven belangrijk is.
Duurzame events luisteren naar een stappenplan
De duurzaamheid van een event begint bij de initiatie. "Tijdens deze fase overleg ik met de klant hoever men het duurzaamheidsaspect wil en kan doordrijven. Bij het bepalen van de prestatiecriteria voor duurzaamheid, wordt een prioriteitenraster gehanteerd. Hierop is af te lezen welke factoren makkelijk en welke moeilijker te realiseren zijn en dit in combinatie met de mate waarin bepaalde factoren maatschappelijk gevoelig liggen. Na het event wordt een eventscan of impactanalyse opgesteld. Deze analyse toont aan welke aspecten kunnen worden geoptimaliseerd tijdens een volgend event. De eventscan kan door bedrijven tevens worden verwerkt in hun jaarverslag of duurzaamheidsrapport", legt Annemie Van de Craen uit.
Bedrijven vinden duurzame evenementen vernieuwend
"Aandacht hebben voor milieuproblematiek werd lange tijd door de bedrijfswereld beschouwd als iets dat behoorde tot het terrein van milieumilitanten. Vandaag ligt dit helemaal anders. Heel wat bedrijven hebben maatschappelijk verantwoord ondernemen geïntegreerd in hun bedrijfsvoering en beschouwen het organiseren van duurzame evenementen als vernieuwend en creatief. Via deze innovatieve organisaties en ondernemers vindt duurzaamheid haar weg naar de eventwereld", aldus Annemie van de Craen.
Eventorganisator heeft belangrijke rol als bewustmaker
Annemie Van de Craen is van mening dat eventcoördinatoren een vooraanstaande rol bekleden bij het duurzaam maken van events. Daarom wil het bureau op dat vlak support bieden aan zowel klantenrelaties als partners.
Duurzaamheidsbewustzijn begint uiteraard in de eigen organisatie. Maar A. Van de Craen bvba meent dat het meeste effect kan wordt geressorteerd door te werken aan de verduurzaming van haar supply chain. Daarom wordt tijdens de maand oktober een eerste ‘awarenessevent’ georganiseerd, waarop de belangrijkste partners worden uitgenodigd. Samen zal worden onderzocht hoe toekomstige opdrachten nog duurzamer kunnen.
"Onze klantrelaties reageren alvast zeer positief op onze duurzame aanpak. Ze ervaren dit als een toegevoegde waarde waarmee zij hun organisatie steeds meer kunnen verduurzamen. Voor vele organisaties is dit een must", besluit Annemie Van de Craen.
